La normativa sul whistleblowing e gli adempimenti per le imprese

Studio Legale Lexellent

Avv. Chiara Maria Ramella.

Il “whistleblowing”, ossia la segnalazione da parte di un dipendente, collaboratore e/o professionista di un’impresa pubblica o privata, di attività illecite o di comportamenti non etici di cui il soggetto segnalante sia venuto a conoscenza in occasione del suo rapporto di lavoro o di collaborazione è diventato un tema centrale nelle normative aziendali private e pubbliche.

In particolare, la disciplina entrata in vigore con il D. Lgs. n. 24/2023, emanato in attuazione della Direttiva UE 2019/1937, prevede una serie di adempimenti che le imprese, siano esse pubbliche o private, sono tenute ad attuare con lo scopo di promuovere la trasparenza e combattere fenomeni di illeciti, corruzione e frode. 

Di seguito una panoramica degli adempimenti principali che le aziende devono rispettare in materia di whistleblowing.

1. Istituzione di canali di segnalazione interni

Ai sensi della normativa attualmente in vigore, le imprese sono tenute a sviluppare un sistema volto a far emergere le condotte illecite endoaziendali, agevolando la segnalazione delle stesse e garantendo a tutti i soggetti coinvolti una maggior tutela in termini di riservatezza e protezione da eventuali ritorsioni. A tale scopo, le imprese devono dotarsi di canali interni sicuri, riservati e accessibili attraverso i quali i dipendenti e gli eventuali altri soggetti coinvolti (come fornitori o collaboratori esterni) possano segnalare illeciti, frodi, corruzione o altre violazioni delle normative interne o delle norme comunitarie. 

Secondo quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023, le imprese sono tenute ad attivare, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali, propri canali di segnalazione che garantiscano, anche attraverso strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione (art. 4, D. Lgs. n. 24/2023). Tali canali devono garantire adeguata riservatezza anche per quanto riguarda il contenuto della segnalazione e l’eventuale documentazione allegata dal segnalante. 

L’istituzione del canale interno deve essere espressamente prevista da un apposito atto organizzativo aziendale che preveda specifiche procedure o istruzioni volte a disciplinare gli aspetti operativi di maggior rilievo in relazione alla segnalazione ed alle successive fasi di indagine interna. 

Dal punto di vista delle caratteristiche tecniche, l’esigenza di fruibilità del canale interno potrebbe essere soddisfatta ad esempio attraverso lo sviluppo di una piattaforma informatica opensource direttamente accessibile attraverso il sito internet o la rete intranet della società. È in ogni caso consentita l’istituzione di canali e tecniche tradizionali (e.g. con la modalità cartacea o la posta ordinaria), ma dovranno essere predisposti tutti gli strumenti necessari per garantire la riservatezza del segnalante e delle informazioni condivise (Delibera ANAC n. 311 del 12 luglio 2023).

2. Individuazione di un soggetto incaricato della gestione del canale interno

Strettamente collegato all’obbligo di creazione di un canale interno di segnalazione è anche l’individuazione del soggetto incaricato di curare l’intero impianto di whistleblowing, a partire dalla gestione della piattaforma, sino la valutazione della segnalazione e all’avvio della istruttoria interna. Il D. Lgs. n. 24/2023 prevede che la gestione del canale di segnalazione debba essere affidata a “una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione” ovvero “a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato” (art. 4, comma 2, D. Lgs.n. 24/2023). 

L’individuazione di tale soggetto determina non poche complessità organizzative ed operative per le imprese obbligate. In sintesi, contestualmente alla predisposizione operativa del canale la Società sarà tenuta a:

• individuare il soggetto a cui affidare la gestione del canale di segnalazione.
• Farsi carico della formazione del personale interno o accertare che il soggetto esterno individuato sia provvisto dei requisiti minimi di professionalità.
• In caso di esternalizzazione dell’incarico, predisporre idonei accordi contrattuali che prevedano l’oggetto dell’incarico e le eventuali tutele in caso di inadempimento. 

Si precisa, infine, che la normativa vigente richiede che la persona o l’ufficio interno incaricato della gestione del whistleblowing sia “autonomo e dedicato”, dove con il termine autonomia si intende l’assenza di ogni eventuale ingerenza da parte dei vertici aziendali sull’operato del gestore e la piena libertà d’azione di quest’ultimo, mentre con il concetto di “incarico dedicato” si riferisce all’esclusività delle attività e al rigoroso divieto di occuparsi della gestione delle segnalazioni o di conoscerne il contenuto da parte di altri soggetti non autorizzati.

3. Gestione delle segnalazioni

Le segnalazioni devono essere trattate con serietà, imparzialità e tempestività. La Società, in particolare, è tenuta a:

• analizzare rapidamente il contenuto della segnalazione e decidere se avviare un’indagine interna.
• Informare il segnalante sullo stato della segnalazione e sugli sviluppi dell’indagine, in un lasso di tempo non superiore a tre mesi dalla segnalazione (salvo casi complessi che richiedano più tempo).
• garantire che l’indagine venga condotta senza conflitti di interesse, specialmente quando le segnalazioni riguardano persone in posizioni apicali o il management aziendale.

4. Tutela del segnalante

Un adempimento fondamentale previsto dal D. Lgs. n. 24/2023 è la protezione del segnalante contro qualsiasi forma di ritorsione o discriminazione. In particolare, la normativa vigente si è concentrata sulla tutela del segnalante da eventuali ritorsioni.

In primo luogo, occorre precisare che la normativa in esame ha introdotto un nuovo concetto di “ritorsione” la cui estensione è stata ampliata fino a ricomprendere i comportamenti ritorsivi anche solo minacciati. In tal modo si vuole evitare che una semplice minaccia che sarebbe rimasta impunita ai sensi della previgente disciplina, blocchi il whistleblower nel far luce sui fatti riprovevoli che si stanno verificando nel contesto organizzato presso cui si svolge la sua attività lavorativa. 

Il Legislatore ha quindi introdotto un sistema di misure volto, da un lato, a punire il responsabile e, dall’altro, a porre rimedio alla condotta pregiudizievole nei confronti del segnalante ed a ristabilire, per quanto possibile, lo status quo ante in favore del segnalante. In particolare, la normativa prevede la nullità di tutti i provvedimenti posti in essere in violazione del divieto di ritorsioni (art. 19, comma 3, D. Lgs. n. 24/2023). Il Legislatore ha previsto espressamente non solo che il licenziamento ritorsivo è nullo, ma che alla nullità dello stesso deve accompagnarsi la reintegra nel posto di lavoro.

Per accedere alle tutele approntate dalla normativa è necessario che in capo al segnalante vi sia il requisito della buona fede: in particolare, al momento della segnalazione, il whistleblower deve aver fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni comunicate siano vere e rientrino tra quelle incluse nell’ambito di applicazione del decreto (art. 16, commi 1 e 3, D. Lgs. n. 24/2023). 

5. Riservatezza e anonimato

Le aziende devono garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, a meno che quest’ultimo non acconsenta a rivelarla o che la legge non imponga la divulgazione. Inoltre, il segnalante deve avere la possibilità di segnalare in anonimato se lo desidera, purché ciò non comprometta l’efficacia dell’indagine.

Le informazioni contenute nella segnalazione devono essere trattate con il massimo riserbo, per evitare che il segnalante venga identificato e per tutelare la privacy e la dignità di tutte le persone coinvolte.

6. Formazione del personale

Come si intuisce anche alla luce di quanto sopra, grava sull’azienda un obbligo di carattere formativo. Ogni società è infatti tenuta a informare e sensibilizzare il proprio personale riguardo ai meccanismi di whistleblowing e alla protezione dei segnalanti. In particolare, l’azienda deve:

• Fornire formazione specifica ai dipendenti sui canali di segnalazione e sulle modalità di protezione previste dalla legge.
• Includere nei codici etici e nelle policies aziendali misure che promuovano la cultura del whistleblowing, facendo comprendere ai dipendenti l’importanza di segnalare comportamenti illeciti.
• Affrontare e prevenire i timori che potrebbero impedire la segnalazione, come la paura di ritorsioni o il dubbio sulla serietà del trattamento delle denunce.

7. Adeguamento delle politiche interne

Le aziende devono assicurarsi che il sistema di whistleblowing sia integrato con altre politiche aziendali, come il codice etico, il codice disciplinare e le politiche di compliance. Ciò garantisce che la segnalazione di illeciti rientri in un quadro giuridico coerente e che le misure di protezione siano veramente efficaci.

8. Obblighi di documentazione e rendicontazione

L’azienda è tenuta a documentare tutte le segnalazioni ricevute, le azioni intraprese in risposta e i risultati ottenuti. Questo obbligo è particolarmente importante per garantire la trasparenza e per poter dimostrare la conformità alle normative in caso di ispezioni da parte delle autorità competenti.

Le informazioni relative alle segnalazioni, però, devono essere trattate nel rispetto della privacy e solo per quanto strettamente necessario per la gestione del caso.

Conclusioni

Gli adempimenti in materia di whistleblowing, stabiliti dal D. Lgs. n. 24/2023, non rappresentano soltanto un obbligo giuridico, ma costituiscono un volano di crescita culturale e organizzativa per tutte le imprese, sia pubbliche sia private. L’implementazione di un sistema di segnalazione efficace, infatti, va oltre la semplice predisposizione di canali tecnici: implica la promozione di una cultura aziendale incentrata su integrità, fiducia e tutela dei diritti dei segnalanti.

Inoltre, il whistleblowing si conferma uno strumento trasversale applicabile a molteplici contesti. Non riguarda unicamente la prevenzione e la gestione di illeciti legati alla corruzione o alle frodi, ma può trovare piena applicazione anche in settori emergenti e delicati come le policy relative all’intelligenza artificiale, dove la tracciabilità delle responsabilità e il rispetto dei principi etici risultano fondamentali. Allo stesso modo, i meccanismi di segnalazione possono supportare concretamente le iniziative di Diversity & Inclusion, incluse quelle previste dalla PDR 125/2022, fornendo uno spazio sicuro e protetto per evidenziare eventuali condotte discriminatorie e garantire ambienti di lavoro equi e inclusivi.

In sintesi, adempiere alle prescrizioni in materia di whistleblowing significa presidiare il valore della responsabilità sociale d’impresa e assicurare un approccio di governance lungimirante e proattivo, capace di rafforzare la fiducia di dipendenti, stakeholder e comunità esterne. Un sistema di segnalazione ben strutturato diventa così un vero e proprio asset strategico, che tutela l’integrità aziendale e promuove il miglioramento continuo delle politiche interne, dal rispetto delle normative di settore sino alla gestione etica delle nuove tecnologie e dei percorsi di inclusione.