L’importanza di bilanciare flessibilità e formalità nelle assemblee societarie in Spagna (Sentenza della Corte Provinciale di Madrid n. 230/2024 del 2 luglio 2024)

Pavia e Ansaldo Studio Legale

Javier Vicente e Marc Alcolea Musicco

Nella pratica, molte società tendono a trascurare i requisiti legali e statutari per la convocazione delle assemblee, preferendo modalità più informali e flessibili, come le assemblee universali o l’uso di strumenti più rapidi, come l’e-mail. Tuttavia, queste abitudini possono creare conflitti quando la società decide di tornare a modalità di convocazione formali, percepite talvolta come un tentativo di escludere soci che si erano abituati alla prassi informale.

È proprio questo il caso analizzato dalla Corte d’Appello di Madrid nella sentenza n. 230/2024 del 2 luglio 2024. Nella vicenda, una società composta da due soci con partecipazioni paritarie, entrambi amministratori congiunti, ha convocato un’assemblea straordinaria per il 7 maggio 2021. La convocazione è stata effettuata da uno degli amministratori il 21 aprile e notificata tramite raccomandata urgente al domicilio dell’altro socio il 22 aprile, rimanendo disponibile per il ritiro lo stesso giorno. Tuttavia, il socio convocato ha ritirato la comunicazione solo il 4 maggio, tre giorni prima dell’assemblea, che si è poi tenuta in sua assenza. Durante l’assemblea, l’unico socio presente ha deliberato la revoca del socio assente come amministratore, nonostante la questione non fosse prevista nell’ordine del giorno.

Il socio assente ha impugnato la delibera sostenendo che la convocazione fosse stata orchestrata per ostacolare la sua partecipazione, evitando l’usuale utilizzo dell’e-mail come mezzo di notifica, sebbene la raccomandata fosse conforme alla normativa e allo statuto. La Corte, pur riconoscendo che in casi simili si potrebbe configurare un abuso di diritto, sottolinea che ciò richiede una dimostrazione di pratiche informali consolidate. In questo caso, non è emerso che la società avesse una prassi sistematica di convocare assemblee tramite e-mail, poiché risulta solo un precedente di assemblea universale nel 2010, dieci anni prima del contenzioso. Per questo, la Corte ha escluso l’abuso di diritto, ritenendo valida una convocazione conforme alla legalità.

La Corte ha inoltre confermato la legittimità della revoca dell’amministratore assente, in quanto il primo comma dell’articolo 223 della Legge sulle Società di Capitali consente la revoca degli amministratori in qualsiasi momento, anche se tale questione non è inclusa nell’ordine del giorno. L’ipotetico voto contrario del socio assente, nel caso avesse partecipato, non invalida comunque la delibera, poiché un conflitto di interessi tra soci non rende abusiva una decisione, purché sia stata data al socio assente la possibilità effettiva di partecipare. Pretendere la presenza di tutti i soci come condizione per la validità delle decisioni sarebbe privo di base legale e ostacolerebbe il normale funzionamento della società.

Come si può osservare, qualora tra i soci vi sia connivenza, sarà possibile rendere la governance della società più agile e flessibile, talvolta aggirando alcuni requisiti legali o statutari. Tuttavia, salvo che si tratti di pratiche informali consolidate, i soci non possono presumere che una situazione di “informalità” rimanga stabile nel tempo, né che in futuro non si torni richiesta una piena conformità alle regole applicabili.

Di conseguenza, occorre trovare un equilibrio tra flessibilità e rispetto delle regole formali nella convocazione delle assemblee. Garantire ai soci una reale possibilità di partecipazione, in linea con la normativa, non solo previene impugnazioni, ma permette anche la validità delle decisioni adottate, persino quando sfavorevoli ai soci assenti. Al contempo, una conoscenza approfondita delle regole di convocazione e un approccio diligente sono necessari per evitare malintesi e complicazioni.