La rilevanza delle procedure di notifica transnazionale nella nomina degli amministratori: analisi della risoluzione del 19 marzo 2024 della Direzione generale spagnola

Pavia e Ansaldo Studio Legale

Avv. Chiara Scarpelli

Con la risoluzione del 19 marzo 2024, la Direzione generale della sicurezza giuridica e della pubblica fede ha chiarito la procedura corretta per notificare a un amministratore uscente la nomina di un nuovo amministratore, qualora l’amministratore uscente risieda al di fuori della Spagna.

Iniziamo dalle basi: in Spagna, il metodo più comune per consentire l’iscrizione di una deliberazione societaria presso il Registro commerciale consiste nella formalizzazione in atto pubblico di una certificazione che attesti l’esistenza e il contenuto dei verbali in cui tali deliberazioni sono riportate.

Tali certificazioni non possono essere rilasciate da chiunque. L’articolo 109 del Regolamento del Registro commerciale, infatti, attribuisce questa facoltà esclusivamente all’organo amministrativo e, a seconda della sua configurazione, a determinati membri. In particolare, gli amministratori unici e gli amministratori disgiunti hanno ciascuno il potere di certificare i verbali; gli amministratori congiunti, invece, devono agire collettivamente; mentre, nel caso del consiglio di amministrazione, la facoltà di certificazione è riservata esclusivamente al segretario, con il nullaosta del presidente.

La questione sorge quando un amministratore appena nominato, dotato di facoltà di certificazione, certifica personalmente il verbale in cui è stata deliberata la sua stessa nomina come amministratore. In questo caso, l’articolo 111 del Regolamento del Registro commerciale stabilisce che la certificazione, qualora sia stata emessa dallo stesso amministratore nominato, avrà efficacia solo se accompagnata da una notifica formale del relativo atto di nomina al precedente amministratore con facoltà certificante, con carica iscritta, presso il domicilio risultante dal Registro.  La medesima disposizione si applica anche nel caso in cui, anziché essere amministratore, il ruolo con facoltà di certificazione sia ricoperto dal segretario non consigliere.

Così, quando un amministratore appena nominato certifica la propria nomina, è tenuto a dimostrare che l’amministratore dotato di facoltà di certificazione precedente è stato debitamente informato. A volte, questa dimostrazione avviene attraverso la firma dell’amministratore uscente sulla stessa certificazione rilasciata dal nuovo.

Tuttavia, qualora l’amministratore uscente non possa o si rifiuti di firmare, sarà obbligatorio notificare la nomina utilizzando le modalità previste dall’articolo 202 del Regolamento Notarile, che ammette due modalità, disponendo che il notaio possa (1) effettuare le notifiche tramite posta raccomandata con avviso di ricevimento o, (2) qualora non si utilizzi tale procedura, recarsi personalmente al domicilio in cui la notifica debba essere effettuata.

Nonostante ciò, qualora non sia possibile effettuare la notifica con uno dei metodi previsti, sarà obbligatorio ricorrere all’altro: in questo caso è, cioè, richiesto un “doppio tentativo di notifica”: uno mediante la presenza personale del notaio presso il domicilio designato per la notifica e l’altro tramite invio per posta raccomandata con avviso di ricevimento.

Ma cosa accade nel caso in cui l’amministratore uscente risieda in un paese estero, rendendo impossibile al notaio presentarsi personalmente per mancanza di competenza territoriale, e il metodo alternativo, ossia l’invio tramite posta raccomandata con avviso di ricevimento, risulti infruttuoso? 

Questa è la fattispecie esaminata nella risoluzione del 19 marzo 2024 dalla Direzione generale, in cui è stata negata l’iscrizione di un nuovo amministratore unico per mancata notifica al precedente, residente in Francia. In questo caso, infatti, la notifica tramite posta raccomandata con avviso di ricevimento non è andata a buon fine e, tuttavia, non è stato adottato un metodo alternativo che rispettasse il requisito del doppio tentativo di notifica.

Per risolvere la questione, la Direzione generale ha affermato che, sebbene la notifica non possa essere effettuata personalmente dal notaio quando l’amministratore risieda all’estero, il requisito del “doppio tentativo” può essere soddisfatto anche con modalità diverse da quelle indicate nel Regolamento Notarile — che disciplina esclusivamente notifiche di carattere interno o nazionale —, lasciando quindi aperte altre possibilità di notifica.

Così, quando la notifica deve essere effettuata a un amministratore residente in un altro Stato, come nella fattispecie, si applicano norme specifiche di cooperazione giuridica internazionale. Tra queste, il Regolamento (UE) 2020/1784, la Convenzione dell’Aia del 15 novembre 1965 e la Legge 29/2015 sulla cooperazione giuridica internazionale in materia civile, secondo l’ambito territoriale e le competenze pertinenti. 

Per le notifiche in Francia, in particolare, è necessario seguire le disposizioni del Regolamento (UE) 2020/1784. Secondo tale Regolamento, le notifiche transfrontaliere devono essere trasmesse attraverso gli organismi designati dagli Stati membri, che in Spagna sono i letrados de la Administración de Justicia, figura assimilabile a quella del Cancelliere in Italia.

Di conseguenza, la notifica notarile dovrà essere trasmessa all’estero tramite il letrado de la Administración de Justicia competente per il tribunale del domicilio del notaio autorizzante. Inoltre, l’atto notarile – in quanto documento extragiudiziale – così trasmesso dovrà rispettare i restanti requisiti previsti dal Regolamento, inclusa, in particolare, la traduzione ai sensi degli articoli 9 e 12.

In conclusione, la risoluzione del 19 marzo 2024 della Direzione generale spagnola mette in evidenza l’importanza del diritto internazionale privato e delle corrette procedure di notifica quando si gestiscono cariche societarie a livello transnazionale, rafforzando la necessità di operare sempre nel rispetto delle leggi internazionali per garantire la validità e l’efficacia degli atti giuridici.