LA NUOVA FATTURAZIONE ELETTRONICA IN SPAGNA: COME FUNZIONA E COME ADEGUARSI ENTRO GENNAIO 2026

A partire da gennaio 2026, la Spagna introdurrà un cambiamento significativo nei sistemi di fatturazione, imponendo a tutti i soggetti con partita IVA — comprese società, imprenditori individuali nonchè gli stabilimenti permanenti di imprese estere — l’obbligo di dotarsi di un sistema di fatturazione elettronica verificabile

Per le imprese questo obbligo entra in vigore dal 1 gennaio 2026, mentre gli autonomi dovranno implementarlo dal 1° luglio dello stesso anno.

Al momento l’obbligo riguarda solo l’invio della fatturazione elettronica all’AEAT e non lo scambio tra imprese. Lo scambio elettronico tra imprese entrerà in vigore nel 2027 per le imprese con fatturato superiore a 8 milioni di euro e dal 2028 per tutte le altre imprese e professionisti.

Funzionamento:

È importante chiarire che questa riforma, disciplinata dal Regio Decreto 1007/2023, non introduce un vero e proprio sistema di fatturazione elettronica (che entrerá in vigore in futuro), nè riproduce il modello italiano; la Spagna, infatti, obbliga le aziende a utilizzare sistemi informatici di fatturazione (SIF) conformi a determinati requisiti tecnici, regolando altresì il  il modo in cui le fatture vengono generate, registrate e protette mediante software certificati.

Il SIF è il sistema obbligatorio per tutti: qualunque software di fatturazione utilizzato in Spagna dovrà essere considerato un SIF conforme al regolamento. Questo significa che dovrà generare un registro di fatturazione per ogni operazione, garantire l’integrità dei dati attraverso impronte digitali, assicurare la concatenazione cronologica dei registri per evitare omissioni, non permettere modifiche a posteriori e inserire nelle fatture un codice QR con le informazioni minime richieste. I SIF devono quindi assicurare la creazione di registri affidabili e verificabili, ma non sono obbligati a trasmetterli automaticamente all’Agenzia Tributaria.

È qui che entra in gioco VERI*FACTU spesso utilizzato come sinonimo dell’intera riforma. Si tratta di una modalità specifica all’interno dei SIF; infatti, quando un software opera in modalità VERIFACTU, oltre a generare il registro di fatturazione, ne esegue la remissione immediata alla Agencia Tributaria nel momento stesso dell’emissione della fattura. Ciò consente un controllo in tempo reale da parte dell’Amministrazione fiscale e garantisce la piena tracciabilità dei processi di fatturazione.

I sistemi alternativi, invece, pur essendo pienamente validi e conformi alla normativa, non effettuano l’invio immediato. Sono però obbligati a conservare internamente tutti i registri generati, garantendone la disponibilità, l’inalterabilità e la verificabilità in caso di controllo. Entrambe le modalità sono ammesse, ma la scelta tra l’una e l’altra avrà conseguenze pratiche in termini di gestione, trasparenza e rapporto con l’Agenzia Tributaria (si consiglia di optare per il sistema  VERI*FACTU, in quanto la scelta di un sistema trasparente limita il rischio di ispezioni da parte dell’AEAT)

L’obiettivo è chiaro: prevenire la manipolazione delle fatture e contrastare l’uso di software non conformi, introducendo un sistema più controllabile, sicuro e trasparente.

Gestione e validazione delle fatture

La fattura elettronica viene trasmessa ma non validata dall’AEAT, pertanto, non esiste una possibilità di scarto del file telematico come avviene in Italia, la fattura inviata non è modificabile se non tramite l’emissione e l’invio di una nota di credito.

L’invio della fattura deve essere fatto contestualmente alla data di emissione della fattura, non vi sono giorni di margine in cui procedere all’invio telematico, come i 12 giorni in Italia. Inoltre, i dati telematici devono essere conservati per 6 anni, ma i dati dovranno essere accessibili per 4 anni, la conservazione non viene eseguita direttamente da AEAT (l’agenzia tributaria spagnola), ma deve essere gestita direttamente da Verifactu.

L’obbligo di trasmissione dei dati telematici ricomprende anche le fatture estere, non devono essere invece trasmesse le autofatture per le fatture estere passive. L’obbligo di trasmissione dei dati elettronici interessa gli enti del terzo settore che svolgono attività commerciale.

Allo stesso modo, i corrispettivi delle vendite BTC devono essere inviati elettronicamente all’AEAT con un invio dei dati che viene fatto in tempo reale, allo stesso modo per i corrispettivi relativi alle vendite online deve essere fatto l’invio in tempo reale.

Soggetti esonerati e obblighi minimi

Alcuni soggetti sono esonerati dalla trasmissione dei dati all’AEAT tra cui:

• I soggetti che già trasmettono i dati attraverso il sistema SII ( Suministro Inmediato de Informacion);
• I contribuenti che applicano regimi speciali come: Regime de modulos e Regarco de equivalencia.

Non sono però esonerati dalla creazione del documento con il sistema Verifactu contenente i dati elettronici obbligatori come:

• Codice univoco;
• Firma digitale;
• Codice Hash;
• QR Code.

In conclusione, ci si trova di fronte ad un passaggio decisivo verso un modello più moderno di gestione documentale e la sfida per imprese e professionisti in Spagna consisterà nell’adeguare i propri strumenti informatici ai nuovi requisiti, adottando software certificati e aggiornando le procedure interne entro il 2026.