BAKER MCKENZIE

Disponibili le nuove istruzioni operative per l’installazione e l’utilizzazione degli strumenti di controllo a distanza dei dipendenti.

Di dott.ssa Giulia Bifano, avv. Sergio Antonelli, avv. Uberto Percivalle.

Con la circolare n. 5 del 19 febbraio 2018 l’ Ispettorato Nazionale del Lavoro ha fornito importanti indicazioni operative sull’installazione di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo in azienda.

Partendo dalla premessa di come l’autorizzazione a tale installazione debba essere subordinata all’esistenza delle specifiche esigenze addotte dalle imprese, l’Ispettorato offre chiarimenti sui profili di maggiore interesse connessi ai limiti del controllo video, alla delimitazione del concetto di tutela del patrimonio aziendale quale ragione giustificatrice del controllo e al crescente ricorso a strumenti in grado di elaborare dati biometrici.

In particolare, con riferimento ai limiti della videosorveglianza l’Ispettorato offre all’amministrazione una nuove chiave interpretativa delle norme poste a tutela della riservatezza e dignità dei dipendenti, affermando anzitutto che, sebbene la videoripresa di questi ultimi debba normalmente avvenire in via incidentale e con carattere di occasionalità, nulla impedisce di inquadrare direttamente un dipendente laddove sussistano specifiche esigenze giustificatrici del controllo. In tal caso, inoltre, non sarà neppure necessario introdurre condizioni connesse, ad esempio, all’angolo di ripresa della telecamera o all’oscuramento del volto del lavoratore.

Prendendo atto inoltre delle numerose modificazioni che possono nel tempo interessare lo stato dei luoghi e il posizionamento degli impianti nelle realtà aziendali, l’Ispettorato chiarisce come per l’istruttoria finalizzata al rilascio dell’autorizzazione per l’installazione dei dispositivi di controllo siano da considerare “scarsamente utili” i rilievi planimetrici dell’azienda provvisti del posizionamento predeterminato dei dispostivi e il relativo numero esatto. Infatti, laddove l’autorizzazione amministrativa fosse ancorata a questa documentazione, ogni spostamento di impianti, merci e dispostivi, sorretto dalle medesime ragioni che hanno originato l’istanza iniziale, richiederebbe un aggiornamento del relativo provvedimento autorizzativo.

Con riferimento alla nozione di “tutela del patrimonio aziendale”, quale una delle ragioni giustificatrici del controllo a distanza dei lavoratori a seguito della riforma apportata alla relativa disciplina con il c.d. Jobs Act, l’Ispettorato interviene nel tentativo di chiarire i confini di una nozione altrimenti potenzialmente dotata di eccessiva ampiezza. Nello specifico, l’Ente sottolinea come debba essere operato un netto discernimento tra quei dispositivi finalizzati alla tutela del patrimonio aziendale che operano allorquando i dipendenti non si trovano sul luogo di lavoro (quali, ad esempio, gli antifurto che si attivano negli orari di chiusura dell’azienda) e quelli che, invece, sono attivi negli orari in cui i lavoratori rendono la prestazione. Con riferimento alla prima categoria di strumenti, è evidente, non si pone alcun problema con riguardo alla tutela dei lavoratori, tanto che con la nota n. 299/2017 lo stesso Ispettorato si è già espresso nel senso di una particolare celerità delle amministrazioni locali nel rilasciare le autorizzazioni connesse a questo genere di apparecchi. Relativamente invece ai dispositivi operanti durante le ore di lavoro dei dipendenti, invece, l’Ispettorato chiarisce come il loro legittimo utilizzo sia strettamente connesso al rispetto al rispetto dei principi di proporzionalità, correttezza e non eccedenza delineati dal Garante Privacy.

Nell’occuparsi inoltre del sempre più rilevante tema connesso all’utilizzo di tecnologie in grado di elaborare dati biometrici, l’Ente afferma come l’installazione sulle macchine di tali tecnologie, finalizzate ad impedire l’utilizzo delle stesse a soggetti non autorizzati, non richiede l’attivazione della procedura autorizzativa, in quanto trattasi di strumento indispensabile a rendere la prestazione lavorativa.

Prosegue dunque la razionalizzazione e semplificazione in materia di controllo dei lavoratori avviata dal Jobs Act, non senza tuttavia tenere fermo l’importante ventaglio di tutele prestate alla libertà dei lavoratori: un’istanza ben strutturata e una chiara adesione alla normativa sono dunque richieste, pena importanti sanzioni, ai datori di lavoro che vogliano installare strumenti idonei a comportare un controllo a distanza dei propri dipendenti.